IT神人之称的政务委员远距办公20年(图)
发布 : 2020-6-11 来源 : 明报新闻网 用微信扫描二维码，分享至好友和朋友圈 | 加关注  明声网温哥华 微信公众号 |
有IT神人之称的政务委员唐凤远距办公的经验已长达20年，他曾经接受杂志采访指出，只要用对方法，远距办公不仅节省通勤时间，工作效能也有加乘效果。对于普通上班族而言，该如何调整心态，迎接新的工作方式？以下整理出员工「8大提升效率」与老板需注意的「3大远短工具准备」守则，让你在家工作也可高效能！
员工要注意：提升在家工作八大守则
1.建立特定的工作区域
根据日本健康杂志《MYLOHAS》报导指出，人类的大脑会自动连结房子内每个区域的相关性，例如，餐桌是吃饭的地方、厨房是做菜的地方，床是睡觉的地方。因此，把办公桌独立出来，大脑就会连结到「工作」，如此一来才可以让你知道现在是该认真的时候了，尤其当通话、视讯会议时，不会被家人与宠物干扰。另外，尽量不要让办公环境太凌乱，否则会让脑部塞满许多东西引发压力。
2.设定工作所需时间
在家工作很容易会想「顺便」做家事，导致工作与私人生活混杂在一起，如果无法划分两者界线，工作就会渗透到私人生活中，生产力就会大幅下降。因此，必须要设定一项工作的「截止日期」与「休息时间」。
3.计时
先列出今天的待办事项，并且依照优先顺序完成，在每一项任务开始时，设定计时器，此时就将所有精力集中在一项任务上，直到计时器响为止。于此同时，也可以纪录自己多久会开始分心的时间，以此去规划自己休息时间。
最近掀起热烈讨论的例子，便是唐凤近期接受媒体访问，提到自己采用「番茄钟」的方式来提升工作效能，还被日本媒体报导是「38 岁 IQ180 台湾天才 IT大臣」都在采用的工作方式。
所谓「番茄钟」工作法，简单来说，每个整点开始到 25 分时，专注于工作，这段时间内不容有任何人事物打断，只要时间一到，就有5分钟的时间可以用来回覆email讯息，或者处理工作以外的事情。如此一来，就不会有同时间处理很多事情的状况发生。 之所以叫做番茄钟，是因为发明者使用番茄形状的定时器辅助而得名。
4.换工作场所
如果在家真的无法专注，也可以选择到家里附近的咖啡厅办公。唐凤曾说，在家工作有时会有一种无法下班的错觉，这时可以把家里附近的咖啡厅当作家的延伸，在咖啡厅上班，回家的路上就已经在下班，可以进入比较放松的状态。
5.优先处理待办事项清单
选择1至3项要完成的任务，可以让工作目标更加明确，战略家苏珊·布朗（Suzanne Brown）在《工作与生活平衡的动力》中建议，你可以在前一晚列出隔天任务的优先顺序，这样当天就不会浪费时间在计划上，这些时间反而可以加速生产效率。
6.不要做家务
假如一天上班时间八小时，若把时间分给做家事，很有可能会耽误到同事的作业时间，所以应该适当地把工作跟私事分开，才不会影响工作的品质。
7.避免多重任务同时进行
一次做很多事乍听之下感觉很有效率，但事实上可能会造成反效果。有研究指出，全世界仅有2%的人可以同时完成多项任务，而其他人专注于一项任务，可以让大脑集中注意力，更有效提升生产力。因此，在家工作要达成此目标，必须要有正确的心态。
8.避免穿睡衣
在家工作，除了业务内容需要远端视讯之外，需要露脸交际的机会应该会大幅减少，所以在家很容易会穿著休闲，甚至起床直接穿著睡衣开始工作，但是如果能像平常出外工作的打扮，大脑会自动提醒你，是时候该严肃工作了。
老板要注意：远距工作不可或缺的前置作业
1.软体工具准备好
远距工作最重要的工具当然是网路，首先，公司要确定一套实用且适合员工的协作软体，例如：Google、Zoom、Slack、Dropbox。接下来各个部门有需要签核的文件，要先确认是否可转成线上作业，如果短时间有困难，也可以先暂拟一套非常时期的替代流程。 因为是远端工作，所以较无法掌握员工所在位置，为避免员工偷偷出外游玩，公司可以使用线上打卡软体，确保员工的出勤状况，也可保障公司工作效能。
2.统一公司工作时间
公司应该设定固定的工作时间，例如朝九晚六、朝十晚七，让员工知道这段时间应该专注于工作，这不但可以避免同仁业务沟通时间不一致，也可避免超时工作的疑虑。
3.工作分配要明确
每个人都需要有明确的绩效目标，这样工作时才有方向，公司可善加运用OKR（目标与关键结果）管理工具，确保每个工作项目、会议都有特定的负责人，避免让同一个人同时承担多件事物。